e-Urząd

W lutym 2014 r. Miasto Słupsk rozpoczęło realizację projektu pn. „e-Urząd – dodaj do ulubionych!”. Projekt ten został wybrany do dofinansowania w ramach ogłoszonego przez Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji konkursu zamkniętego nr 2/POKL/5.2.1/2013 „Wsparcie JST w zakresie wdrożenia standardów świadczenia elektronicznych usług publicznych oraz elektronizacji wymiany korespondencji za pomocą ePUAP”. Dofinansowaniem zostały objęte projekty przewidujące wsparcie JST w zakresie wdrożenia standardów świadczenia elektronicznych usług publicznych oraz elektronizacji wymiany korespondencji za pomocą ePUAP.

Projekt realizowany jest w ramach Osi Priorytetowej V. Dobre rządzenie, Działanie 5.2. Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej, Poddziałanie 5.2.1. Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.

Zgodnie z wymogami konkursu Miasto Słupsk przystąpiło do projektu w partnerstwie z Gminą Radziłów - Liderem projektu oraz Gminą Prostki, Gminą Strzelce Opolskie, Powiatem Grodziskim i Firmą F5 Konsulting Sp. z o.o. z Poznania.

Całkowity koszt projektu wynosi 2.652153,00 PLN natomiast koszt części projektu obejmującej Miasto Słupsk stanowi kwotę 729109,34 PLN.

Źródłem finansowania 15% wkładu własnego Miasta Słupska jest część wynagrodzenia 300 pracowników UM w Słupsku wynikająca z udziału w szkoleniach z zakresu zmodernizowanego systemu MDOK i ePUAP oraz udostępnienie sali i sprzętu na potrzeby szkoleń.

Głównym celem projektu jest upowszechnienie i poprawa jakości elektronicznych usług publicznych świadczonych przez JST oraz usprawnienie działania JST przez wdrożenie standardów świadczenia elektronicznych usług publicznych i elektronizację wymiany korespondencji za pomocą ePUAP.

Projekt realizowany jest w terminie od 15 lutego 2014 r. do 15 sierpnia 2015 r.

W ramach projektu Miasto Słupsk realizuje następujące zadania:

1. Upowszechnianie elektronicznych usług publicznych świadczonych przez Urząd Miejski w Słupsku. Kampania promocyjna obejmuje:

   1. Wykonanie materiałów promocyjnych (plakaty, ulotki, foldery, roll-upy).

   2. Realizację spotkań informacyjnych dla mieszkańców na temat możliwości korzystania z e-usług JST i zakładania Profili Zaufanych.

   3. Przygotowanie i obsługę stoisk informacyjnych na temat zakładania Profili Zaufanych i korzystania z e-usług przy okazji wydarzeń realizowanych na terenie JST, w których biorą udział mieszkańcy (dni otwarte urzędu, jarmarki, stoiska w centrach handlowych).

   4. Publikację ogłoszeń i artykułów w telewizji, radio i prasie lokalnej.

   5. Publikację ogłoszeń i instrukcji korzystania z e-usług na stronach www.

Zadanie, zgodnie z harmonogramem projektu, jest zrealizowane w ok. 50%. Pozostała część będzie realizowana w roku 2015.

2. Uruchomienie Punktu Potwierdzania Profilu Zaufanego ePUAP:

   1. Opracowanie dokumentacji koniecznej do uruchomienia i funkcjonowania Punktu Potwierdzania Profilu Zaufanego, w tym aktualizacja Polityki Bezpieczeństwa.

   2. Wykonanie oznaczeń Punktu Potwierdzania Profilu Zaufanego, wydzielenie pomieszczeń i stanowisk pracy dla potrzeb prowadzenia Punktu Potwierdzania Profilu Zaufanego.

   3. Szkolenia z zakresu obsługi Punktu Potwierdzania Profilu Zaufanego.

   4. Zakup sprzętu/mebli dla potrzeb uruchomienia Punktu Potwierdzania Profilu Zaufanego.

   5. Uruchomienie i realizacja zadań Punktu Potwierdzania Profilu Zaufanego.

Zadanie zostało zrealizowane w 100 %. Punkt Potwierdzania Profilu Zaufanego funkcjonuje od marca 2014 r. w 3 lokalizacjach - Plac Zwycięstwa 3 pok. 10 i 11 oraz przy ul. Niedziałkowskiego 6.

3. Modernizacja systemu elektronicznego zarządzania dokumentami:

   1. Zakup nowego serwera dla systemu EZD.

   2. Rozbudowa systemu MDOK o nowe funkcjonalności i zwiększenie jego pojemności.

Zadanie zostało zrealizowane. Sprzęt został zakupiony, funkcjonalności wdrożone.

4. Opracowanie i uruchomienie 150 nowych formularzy elektronicznych oraz kart usług na platformie ePUAP:

   1. Zakup oprogramowania do tworzenia formularzy.

   2. Szkolenie pracowników.

   3. Wybór usług i utworzenie formularzy

Część zadania z ppkt a i b zostały zrealizowane w roku 2014 natomiast zadanie z ppkt c będzie realizowane w roku 2015. Powodem przesunięcia czasowego zadania były utrudnienia związane z wyłonieniem wykonawcy zadań zgodnie z Ustawą Prawo Zamówień Publicznych.

5. Szkolenia dla pracowników urzędu z zakresu stosowania nowoczesnych rozwiązań IT w procesie świadczenia elektronicznych usług publicznych:

   1. Szkolenie z obsługi platformy ePUAP.

   2. Szkolenia z obsługi nowoczesnych systemów informatycznych.

   3. Przeszkolenie 300 pracowników urzędu z zakresu obsługi dokumentów w systemie elektronicznego zarządzania dokumentacją.

Zadanie w większości zostało zrealizowane. Przeszkolono m.in. 300 pracowników Urzędu z zakresu obsługi dokumentów elektronicznych, przeprowadzono również większość szkoleń specjalistycznych dla pracowników Wydziału Informatycznego. Na rok 2015 przeniesiono szkolenia z obsługi systemów serwerowych oraz infrastruktury sieciowej. Powodem przesunięcia czasowego zadania było głównie opóźnienie w podpisaniu umowy o dofinansowanie i spiętrzenie innych zadań informatycznych w końcówce roku.

W ramach realizacji przedmiotowego projektu założono osiągnięcie następujących efektów:

1. Podniesienie świadomości obywateli i promocja wzrostu wykorzystania elektronicznych usług publicznych.

2. Podniesienie wiedzy i umiejętności pracowników samorządowych w zakresie stosowania nowoczesnych rozwiązań IT w procesie świadczenia elektronicznych usług publicznych.

3. Wzrost wymiany korespondencji elektronicznej wysyłanej przez JST za pomocą ePUAP.

4. Wzrost liczby elektronicznych usług publicznych świadczonych przez JST za pomocą platformy ePUAP.

5. Usprawnienie działania JST w zakresie świadczenia elektronicznych usług publicznych przez wdrożenie oraz modernizację rozwiązań informatycznych.