Ogłoszenia

Nr umowy: UDA-POKL.06.02.00-22-018/12-00

Tytuł projektu: Własna firma po 50 roku życia

Priorytet: VI Rynek pracy otwarty dla wszystkich

Działanie: 6.2 Wsparcie oraz promocja przedsiębiorczości i samozatrudnienia

ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT CENOWYCH

W związku z realizacją projektu pt. Własna firma po 50 roku życia

współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, Priorytetu VI Rynek pracy otwarty dla wszystkich,

Działania 6.2 Wsparcie oraz promocja przedsiębiorczości i samozatrudnienia

Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013

Szczegółowy opis zamówienia:

I. Nazwa i adres Zamawiającego:

Urząd Miejski w Słupsku

Wydział Inwestycji i Rozwoju Miasta

Pl. Zwycięstwa 1, 76-200 Słupsk

tel: 59 842 29 21

fax: 59 848 84 65

e-mail: k.slominski@um.slupsk.pl

osoba do kontaktu: pan Kamil Słomiński

II. Określenie przedmiotu zamówienia:

1. Obsługa gastronomiczna (catering) spotkania medialnego dla 80 osób w tym uczestników projektu pt. Własna firma po 50 roku życia, ze spełnieniem następujących warunków:

1.1. Udostępnienie na wyłączność odpowiednio przygotowanej sali w miejscu zapewnionym przez Wykonawcę w godzinach realizacji spotkania medialnego oraz bezpośrednio przed i po spotkaniu. Udostępniona sala powinna zawierać co najmniej 80 komfortowo rozmieszczonych miejsc siedzących oraz miejsce do wystąpień widoczne z każdego miejsca siedzącego. Catering oraz prezentacje powinny odbywać się w tej samej sali. Oznacza to, że Zamawiający nie dopuszcza organizacji cateringu w innej sali niż sala, w której będą odbywać się prezentacje. W celu realizacji wystąpień sala musi być wyposażona w następujący sprzęt techniczny: rzutnik multimedialny, ekran do wyświetlania prezentacji oraz sprzęt nagłośnieniowy wraz z mikrofonem.

Spotkanie medialne jest organizowane na potrzeby projektu pt. Własna firma po 50 roku życia. W ramach projektu 29 osób otrzymało dofinansowanie na otwarcie działalności gospodarczych. Wszystkie założone firmy są zarejestrowane i mają swoje siedziby w Słupsku. Projekt nie zakłada kosztów dojazdu uczestników do miejsca organizacji spotkania. Zamawiający nie przewiduje również obciążania kosztami dojazdu uczestników spotkania, gdyż zgodnie z założeniami jest ono bezpłatne. W związku z powyższym Zamawiający wymaga organizacji spotkania na terenie miasta Słupska, co nie będzie generowało kosztów dojazdu.

1.2. Catering dla 80 uczestników spotkania wraz z zapewnieniem oprawy (w szczególności: obsługa kelnerska, dekoracja stołów, zastawa), który będzie obejmował 2 przerwy kawowe (ciepłe napoje - kawa i herbata, cukier i śmietanka, woda gazowana i woda niegazowana, ciastka kruche łącznie minimum 200 g/osobę) oraz ciepły poczęstunek w formie zasiadanego obiadu na zakończenie spotkania (jednodaniowy obiad z napojami zgodnie z proponowanym menu przedstawionym przez Wykonawcę).

1.3. Ponadto w miejscu realizacji zamówienia Zamawiający wymaga zapewnienia stanowiska informacyjno-promocyjnego w celu dystrybucji materiałów promocyjnych (obsługę stanowiska zapewnia Zamawiający).

2. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia. Nie uwzględnienie przez Wykonawcę wszystkich kosztów nie będzie stanowić podstawy do domagania się ich pokrycia przez Zamawiającego w terminie późniejszym.

III. Opis kryterium oceny ofert, warunku udziału w postępowaniu i wymaganych dokumentów:

1. Kryterium oceny ofert:

Wybór najkorzystniejszej oferty zostanie dokonany w oparciu o następujące kryteria:

a) cena brutto za 1 uczestnika – 60%

b) proponowane menu – 40%

- wzór do klasyfikacji ofert w kryterium „cena brutto za 1 uczestnika”:

ocena według wzoru: C₁=(C_min/C_b) x 100 x 60%

gdzie: C₁ - wartość punktowa za kryterium „cena brutto za 1 uczestnika”

C_min – najniższa cena spośród wszystkich ofert ważnych

C_b – cena oferty badanej

- wzór do klasyfikacji ofert w kryterium „proponowane menu”:

ocena odbędzie się na podstawie przedstawionego menu (punkty 1-10):

ocena według wzoru: C₂=(C_b/C_max) x 100 x 40%

gdzie: C₂ – wartość punktowa za kryterium „proponowane menu”

C_b – przyznana liczba punktów oferty badanej

C_max – najwyższa przyznana liczba punktów spośród złożonych ofert

Kryterium „proponowane menu” zostanie ocenione przez komisję składającą się z 4 osób.

Końcową ocenę stanowi suma punktów wyliczonych dla poszczególnych kryteriów (C₁ + C₂). Maksymalna suma punktów – 100. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą sumę punktów.

2. Warunki udziału.

Za najkorzystniejszą ofertę uważa się ofertę z najwyższym wynikiem punktowym, przy czym Wykonawca musi jednocześnie spełnić warunek wiedzy i doświadczenia. Warunek ten będzie spełniony, jeżeli Wykonawca wykonał lub wykonuje w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy minimum 2 usługi polegające na organizacji imprezy okolicznościowej/konferencji wraz ze świadczeniem obsługi cateringowej dla co najmniej 60 osób.

Niespełnienie powyższego warunku spowoduje odrzucenie oferty.

Zamawiający zastrzega sobie prawo przeprowadzenia wizji lokalnej w miejscu wskazanym przez Wykonawcę jako miejsce realizacji zamówienia. Wizja lokalna będzie przeprowadzona przed wyłonieniem Wykonawcy i będzie miała na celu zweryfikowanie na miejscu spełniania wymogów realizacji usługi zgodnie z określeniem przedmiotu zamówienia.

3. Wymagane dokumenty:

3.1. Wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych głównych usług, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, co najmniej dwóch usług polegających na organizacji imprezy okolicznościowej/konferencji wraz ze świadczeniem obsługi cateringowej dla co najmniej 60 osób.

3.2. Proponowane menu zgodne z przedmiotem zamówienia.

3.3. Jeśli dotyczy, oryginał lub kopia potwierdzona notarialnie pełnomocnictwa dla osoby, która podpisuje formularz ofertowy, załączniki oraz inne dokumenty składane w ramach niniejszego zapytania, obowiązującego w dniu złożenia podpisu.

IV. Termin i miejsce realizacji zamówienia:

Miasto Słupsk, w dniach 7 - 9 kwietnia 2014 r. (w jednym z dni z podanego przedziału, po ustaleniu z Zamawiającym) w godzinach 11⁰⁰ – 15⁰⁰.

V. Warunki wykonania usługi i płatności:

1. Płatność za usługę w terminie 14 dni licząc od dnia doręczenia Zamawiającemu przez Wykonawcę prawidłowo wystawionej faktury VAT/rachunku oraz protokolarnego odbioru usługi przez Zamawiającego.

2. Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie będące iloczynem ceny brutto za 1 osobę zawartej w formularzu ofertowym oraz faktycznej ilości osób uczestniczących w spotkaniu medialnym tj. korzystających z cateringu (maksymalnie 80 osób). Zamawiający przekaże Wykonawcy planowaną liczbę osób uczestniczących w spotkaniu przed wykonaniem usługi w terminie ustalonym pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą.

VI. Miejsce i termin składania i otwarcia ofert:

1. Terminy:

Ofertę należy złożyć w terminie do dnia 14.03.2014 r. do godz. 9:00

Otwarcie ofert nastąpi dnia 14.03.2014 r. o godz. 10:00 w Biurze projektu w Środkowopomorskim

Centrum Kształcenia Ustawicznego, ul. Chopina 3, 76-200 Słupsk.

2. Forma dostarczenia oferty:

Ofertę można:

a) składać osobiście na adres: Urząd Miejski w Słupsku

Wydział Inwestycji i Rozwoju Miasta

Pl. Zwycięstwa 1, 76-200 Słupsk (pok.105)

b) przesłać pocztą (lub kurierem) na adres: Urząd Miejski w Słupsku

Wydział Inwestycji i Rozwoju Miasta

Plac Zwycięstwa 1, 76-200 Słupsk

Uwaga: Decyduje data wpływu.

Oferta powinna zostać zapakowana w sposób uniemożliwiający jej przypadkowe otwarcie oraz opatrzona napisem:

„Oferta na obsługę gastronomiczną (catering) spotkania medialnego dla 80 osób w tym uczestników projektu pt. Własna firma po 50 roku życia”

3. Okres związania ofertą:

Wykonawca będzie związany ofertą przez okres 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

VII. Załączniki:

1. Formularz ofertowy

2. Wykaz usług

3. Projekt umowy

Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania do zawarcia umowy. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania wyboru Wykonawcy bez podania przyczyny.