Ogłoszenia

ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT CENOWYCH

Zapraszamy do składania ofert cenowych na opracowanie, obsługę i aktualizację strony internetowej projektu pn. ,,Diagnoza – strategia – inwestycja – rozwój miejskiego obszaru funkcjonalnego Miasta Słupska’’ realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2007 – 2013.

I. Nazwa i adres Zleceniodawcy:

Urząd Miejski w Słupsku

Wydział Inwestycji i Rozwoju Miasta

Pl. Zwycięstwa 1, 76 – 200 Słupsk

Tel. 59 84 88 304

Fax: 59 84 88 304

e-mail: e.czolba@um.slupsk.pl

e-mail: p.krzemien@um.slupsk.pl

II. Określenie przedmiotu zamówienia;

Przedmiotem zamówienia jest wykonanie strony internetowej ww. projektu w terminie 40 dni od dnia podpisania umowy oraz obsługa techniczna i aktualizacja tej strony w okresie od czerwca 2014 r. do czerwca 2015 r.

Zleceniobiorca przedstawi Zleceniodawcy w terminie 14 dni od dnia podpisania umowy minimum 3 propozycje projektu graficznego strony internetowej. Zleceniodawca w terminie 3 dni roboczych od dnia przedstawienia propozycji projektu strony internetowej zaakceptuje bądź przedstawi uwagi, na których uwzględnienie Zleceniobiorca będzie miał 7 dni. Po zaakceptowaniu projektu graficznego strony internetowej przez Zleceniodawcę, Zleceniobiorca w terminie 14 dni zaprezentuje działanie strony internetowej.

Zleceniobiorca zobowiąże się w ramach zamówienia we własnym zakresie redagować otrzymywane od Zleceniodawcy informacje potrzebne do utworzenia strony i bieżącej aktualizacji. Zleceniodawca zobowiązuje się w miarę możliwości do bieżącego przekazywania informacji związanych z projektem i informacji potrzebnych do utworzenia strony i bieżącej aktualizacji. Po upływie podanego powyżej terminu, strona internetowa może zostać przeniesiona na serwer wskazany przez Zleceniodawcę.

Podstawowe założenia wykonania strony:

1. Warunki techniczne:

a) strona internetowa ma być wykonana wg technologii CMS (System Zarządzania Treścią), system ten ma być oparty o oprogramowanie, którego wykorzystanie nie będzie wymagało odnowienia lub wnoszenia dodatkowych opłat przez Zleceniodawcę;

b) w przypadku rozwiązania autorskiego Zleceniobiorca zobowiązuje się przekazać Zleceniodawcy nieodpłatnie odpowiednią licencję pozwalającą na korzystanie z rozwiązania na czas nieokreślony. Ponadto Zleceniobiorca przekaże Zleceniodawcy opis struktury bazy wykorzystywanej w rozwiązaniu autorskim;

c) szata graficzna w kolorach pastelowych, preferowany kolor pomarańczowy; kolory treści i grafik powinny być tak dobrane aby były w pełni czytelne;

d) kod źródłowy strony winien być zoptymalizowany pod kątem wyszukiwarek;

e) rozdzielczość strony ma się automatycznie dopasowywać do aktualnej rozdzielczości ekranu; minimalna rozdzielczość 1024 x 768;

f) możliwość powiększania/zmniejszania czcionki w serwisie;

g) portal musi być zgodny ze standardami W3C i być poprawnie wyświetlany w różnych typach przeglądarek;

h) treści umieszczone w portalu muszą być w kodowaniu UTF-8.Portal musi być oparty na darmowej bazie danych w kodowaniu UTF-8;

i) generowanie dokumentów w wersji ,,do druku’’, ,,drukuj’’;

j) w portalu musi być zaimplementowania możliwość wygenerowania dokumentu PDF lub wydruku poszczególnych informacji bezpośrednio ze strony;

k) powinna posiadać wyszukiwanie treści na stronie;

l) system CMS musi zapewnić wbudowanie podstawowego zabezpieczenia, przede wszystkim ochronę przed próbami nieautoryzowanego dostępu do panelu sterowania. System powinien być odporny na próby uzyskania dostępu poprzez znane formy włamań, odporny na zmianę treści;

ł) przystosowanie strony do obsługi przez osoby niepełnosprawne – portal musi być zgodny ze specyfikacją WAI (WCAG 2.0) zawierający inne formatowanie witryny w wysoko kontrastowych barwach i umieszczonym specjalnym przełącznikiem na stronie tak, aby słabo widzące osoby nie musiałyby sobie męczyć wzroku.

2. Założenia funkcjonalne:

a) strona internetowa powinna zawierać:

- informacje o projekcie, źródłach finansowania, ważnych wydarzeniach, elektroniczne wersje dokumentów do konsultacji, zaproszenia na spotkania robocze i konsultacje społeczne, informacje o konferencjach, które udostępni Zleceniodawca;

- możliwość zadawania pytań, zgłaszania uwag i sugestii m.in. w ankietach ;

- zdjęcia z organizowanych spotkań i konferencji, a także elektroniczne wersje materiałów promocyjnych, które udostępni Zleceniodawca.

b) strona internetowa powinna zawierać narzędzia:

- pozwalające na wysyłanie informacji na adres e-mail Zleceniodawcy przy użyciu narzędzi np. ,,Napisz do nas’’.

3. Wygląd graficzny:

a) należy zaprojektować tak grafikę, aby odróżniała poszczególne strony, zakładki, działy (np. wyróżnienie kolorami lub w inny intuicyjny sposób) oraz należy wykonać odpowiedni system nawigacji;

b) stronę należy oznakować zgodnie z zapisami Strategii komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce ramach Narodowej Strategii Spójności na lata 2007-2013 w odniesieniu do POPT 2007 – 2013;

c) menu pionowe i poziome powinno być skonfigurowane według zasady „trzech kliknięć’’ – oznacza to, żeby użytkownik po maksymalnie trzech ,,kliknięciach’’ w menu dotarł do dowolnej informacji umieszczonej w portalu.

4. Podstawowe założenia obsługi technicznej i aktualizacji strony:

a) Zleceniobiorca zapewni obsługę techniczną strony wraz z jej aktualizacją w ciągu okresu obowiązywania umowy;

b) Zleceniobiorca wyznaczy osobę do kontaktu ws. zgłaszania awarii;

c) Zleceniobiorca zapewni wznowienie pracy serwisu po zgłoszeniu awarii przez Zleceniodawcę, w czasie nie przekraczającym 8 godzin;

d) Zleceniobiorca zobowiązany jest w ramach zamówienia do bieżącego redagowania treści otrzymywanych od Zleceniodawcy i umieszczania na stronie w terminie 2 dni od otrzymania informacji;

e) Zleceniobiorca zobowiąże się w ramach umowy do bieżącego monitoringu treści otrzymywanych od internautów i w razie konieczności usuwania wulgaryzmów i innych niestosownych treści.

5. Pozostałe warunki:

a) strona powinna umożliwiać rozbudowę witryny w przyszłości;

b) na stronie głównej należy utworzyć zakładkę z linkami lub linki do stron internetowych wskazanych przez Zleceniodawcę, m.in. Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju, strony Lidera i Partnerów Projektu;

c) system CMS ma umożliwiać samodzielne zarządzanie stroną, jej wyglądem i zawartością przez Zleceniodawcę, bieżące aktualizowanie, dodawanie, zmienianie treści i grafiki, ma umożliwiać rozbudowę strony zarówno poprzez poszerzenie o dodatkowe działy i podstrony, szybką zmianę szablonów graficznych, jak i poprzez dodawanie, usuwanie, podmienianie załączników w postaci typowych plików, np. DOC, PDF, JPG, itp. oraz innych materiałów graficznych i multimedialnych.

III. Warunki zamówienia i termin realizacji:

1. Oferta musi zawierać ostateczną cenę obejmującą wszystkie koszty związane z realizacją zadania tj. opracowanie strony internetowej projektu oraz obsługę i aktualizację strony projektu w okresie od czerwca 2014 r. do czerwca 2015 r.

2. Zleceniobiorca zobowiązuje się w ramach zamówienia we własnym zakresie do redagowania informacji otrzymywanych od Zleceniodawcy i bieżącego umieszczania na stronie internetowej w terminie 2 dni po akceptacji treści przez Zleceniodawcę.

3. Zleceniobiorca jest zobowiązany do bieżącej współpracy ze Zleceniodawcą w trakcie trwania umowy w zakresie wprowadzania ewentualnych uwag i poprawek zgłaszanych przez Zleceniodawcą.

4. Zleceniobiorca jest zobowiązany do udostępnienia wskazanemu przez Zleceniodawcę pracownikowi urzędu odpowiednich haseł do konta administratora od dnia podpisania protokołu odbioru strony internetowej.

5. Zleceniodawca zastrzega sobie możliwość korekty przedstawionego przez Zleceniobiorcę projektu graficzno – funkcjonalnego strony internetowej pod względem kolorystyki elementów graficznych i ich rozmieszczenia.

6. Zleceniobiorca jest zobowiązany do dokonywania bieżącej archiwizacji strony oraz tworzenia kopii na nośnikach zewnętrznych.

7. Zleceniobiorca na koniec okresu obowiązywania umowy, nie później niż w ostatnim miesiącu jest zobowiązany do dostarczenia Zleceniodawcy:

- pełnej kopii strony internetowej wraz z bazą danych na płycie CD w dwóch kopiach,

- systemu CMS na płycie CD,

- instrukcję konfiguracji CMS w postaci elektronicznej,

- instrukcję obsługi CMS w postaci elektronicznej.

8. Zleceniobiorca z chwilą podpisania umowy, zobowiązuje się do przeniesienia wszelkich praw autorskich na Zleceniodawcę, związanych z funkcjonowaniem strony i jej wyglądem.

9. Z chwilą podpisania protokołu odbioru strony internetowej, o którym mowa w pkt V. ppkt 3 przechodzą na Zleceniodawcę wszystkie autorskie prawa majątkowe do projektu i strony internetowej, co uprawnia Zleceniodawcę do wyłącznego korzystania i rozporządzania projektem i stroną www. bez ograniczeń czasowych i terytorialnych.

Wraz z przeniesieniem autorskich praw majątkowych na Zleceniodawcę przechodzi wyłączne prawo zezwolenia na wykonywanie autorskiego prawa zależnego. Ponadto Zleceniodawca ma prawo do dokonywania zmian lub zlecenia powyższego osobom trzecim w projekcie i stronie www.

Przeniesienie praw autorskich obejmuje pola eksploatacji: utrwalenie, zwielokrotnienie określoną techniką, wprowadzenie do obrotu, wprowadzenie do pamięci komputera, publiczne wykonanie albo publiczne odtworzenie, wystawienie, wyświetlenie, najem, dzierżawa, nadanie za pomocą wizji lub fonii przewodowej albo bezprzewodowej przez stację naziemną, nadanie za pośrednictwem satelity, równoczesne i integralne nadanie za pośrednictwem satelity, równoczesne i integralne nadanie utworu nadawanego przez inną organizację radiową lub telewizyjną, co do jego korzystania i rozporządzenia, wynikające z ustawy z dnia 4 lutego 1995 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (tekst jednolity Dz.U. 2000 r. Nr 80 poz. 904).

10. Stronę internetową i udostępnienie w publicznej sieci www. należy wykonać w terminie 40 dni od dnia podpisania umowy.

11. Zleceniodawca zapłaci Zleceniobiorcy za wykonanie strony internetowej w terminie 14 dni od dnia podpisania protokołu potwierdzającego wykonanie strony internetowej oraz do 30 - stego każdego miesiąca za obsługę i aktualizację strony internetowej w okresie

od czerwca 2014 r. do czerwca 2015 r. po każdorazowym przedłożeniu przez Zleceniobiorcę rachunku oraz spisu wykonanych czynności (przedłożenie dokumentów nie później niż do 15 – stego każdego miesiąca).

12. Zleceniodawca zastrzega sobie możliwość zwrócenia się o dodatkowe wyjaśnienie informacji zawartych w złożonych ofertach.

13. Zleceniodawca nie będzie rozpatrywał ofert niespełniających opisanych powyżej warunków zamówienia oraz ofert niekompletnych.

14. Zleceniodawca unieważni niniejsze postępowanie jeżeli:

1) wystąpi istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym, czego nie można było wcześniej przewidzieć;

2) środki pochodzące z budżetu Unii Europejskiej, które Zleceniodawca zamierza przeznaczyć na sfinansowanie nie zostaną mu przyznane.

IV. Opis kryterium oceny ofert, warunku udziału w postępowaniu i wymaganych dokumentów:

1. Kryterium oceny ofert:

Wybór najkorzystniejszej oferty zostanie dokonany o: 100 % ceny

2. Warunki udziału:

Za najkorzystniejszą ofertę uważa się ofertę z najniższą ceną, przy czym Zleceniobiorca musi jednocześnie spełnić warunek wiedzy i doświadczenia:

Warunek ten będzie spełniony, jeżeli Zleceniobiorca wykonał lub wykonuje w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, co najmniej 3 usług polegających na zaprojektowaniu i wykonaniu strony internetowej o wartości minimum 1500 zł brutto każda oraz co najmniej 2 usług polegających na obsłudze technicznej i aktualizacji strony internetowej przez minimum 12 miesięcy każda.

Niespełnienie powyższego warunku spowoduje odrzucenie oferty.

3. Wymagane dokumenty:

Wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych głównych usług, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie co najmniej 3 usług polegających na zaprojektowaniu i wykonaniu strony internetowej o wartości minimum 1500 zł brutto każda oraz co najmniej 2 usług polegających na obsłudze technicznej i aktualizacji strony internetowej przez minimum 12 miesięcy każda, wraz z podaniem ich przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane oraz załączeniem dowodów czy zostały wykonane należycie, o treści zgodnej z Załącznikiem nr 2 do Zaproszenia do składania ofert cenowych.

Uwaga: Poświadczenie, w odniesieniu do nadal wykonywanych usług, okresowych lub ciągłych, powinno być wydane nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert. W przypadku, gdy Zleceniodawca jest podmiotem, na rzecz którego usługi wskazane w wykazie zostały wcześniej wykonane Wykonawca nie ma obowiązku przedkładania dowodów, że zostały wykonane lub są wykonywane należycie.

Dokumenty, o których mowa w niniejszym punkcie muszą zostać złożone w formie oryginału.

V. Warunki wykonania usługi i płatności :

1. Termin dostarczenia projektu strony: najpóźniej do 40 dni od dnia podpisania umowy, której wzór stanowi Załącznik nr 3 do Zaproszenia do składania ofert cenowych.

2. Projekt strony do siedziby Zleceniodawcy na swój koszt dostarcza Zleceniobiorca.

3. Zleceniodawca zapłaci Zleceniobiorcy za wykonanie strony internetowej w terminie 14 dni od dnia podpisania protokołu potwierdzającego wykonanie strony internetowej oraz do 30 - stego każdego miesiąca za obsługę i aktualizację strony internetowej w okresie od czerwca 2014 r. do czerwca 2015 r. po każdorazowym przedłożeniu przez Zleceniobiorcę rachunku oraz spisu wykonanych czynności (przedłożenie dokumentów nie później niż do 15 – stego każdego miesiąca).

4. Płatność za obsługę techniczną i aktualizację strony internetowej nastąpi w terminie 14 dni po każdorazowym przedłożeniu przez Zleceniobiorcę rachunku oraz spisu wykonanych czynności.

VI. Miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert:

1. Terminy:

Ofertę należy złożyć na formularzu ofertowym, stanowiącym Załącznik nr 1 do Zaproszenia do składania ofert cenowych w terminie do dnia 09.05.2014 r., do godz. 12:00.

Otwarcie ofert nastąpi dnia 09.05.2014 r. o godz. 12:15 w Wydziale Inwestycji i Rozwoju Miasta Urzędu Miejskiego w Słupsku, Plac Zwycięstwa 1 (Mały Ratusz), pok. 105/106.

2. Forma dostarczenia oferty:

Ofertę można:

a) składać osobiście na adres:

Urząd Miejski w Słupsku

Wydział Inwestycji i Rozwoju Miasta

Plac Zwycięstwa 1 (Mały Ratusz), 76-200 Słupsk, pok. 105/106,

b) przesłać pocztą (lub kurierem) na adres:

Urząd Miejski w Słupsku

Wydział Inwestycji i Rozwoju Miasta

Plac Zwycięstwa 1 (Mały Ratusz), 76-200 Słupsk, pok. 105/106.

Uwaga: Decyduje data wpływu.

Oferta powinna zostać zapakowana w sposób uniemożliwiający jej przypadkowe otwarcie oraz opatrzona napisem:

,,Oferta na wykonanie strony internetowej oraz obsługę techniczną i aktualizacje tej strony w projekcie pt. ,,Diagnoza – strategia – inwestycja – rozwój miejskiego obszaru funkcjonalnego Miasta Słupska’’.

3. Okres związania ofertą:

Zleceniobiorca będzie związany ofertą przez okres 30 dni. Bieg terminu związania z ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

VII. Załączniki:

1. Formularz ofertowy.
2. Wykaz usług.
3. Projekt umowy.