Wydział Zarządzania Kadrami i Organizacji Urzędu - Urząd Miejski

1. Referat Zarządzania Kadrami wykonuje zadania własne, tj.:

1) W zakresie zarządzania i rozwoju:

1. planowanie, nadzór oraz realizacja polityki i praktyk personalnych;

2. zarządzanie różnorodnością przejawiające się podejmowaniem działań na rzecz implementowania polityki równego traktowania i prowadzenia edukacji antydyskryminacyjnej wśród wszystkich zatrudnionych, aktywnego przeciwdziałania dyskryminacji i mobbingowi w miejscu pracy (w szczególności ze względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną);

3. współpraca z kierownictwem w zakresie planowania i wdrażania programów realizujących wymogi kadrowe oraz krótko i długoterminowych potrzeb Urzędu w tym zakresie;

4. współtworzenie i prowadzenie programów bezpieczeństwa, pozytywnych działań i innych programów kształtujących relacje międzyludzkie w zgodzie z przyjętymi wartościami określonymi w strategii rozwojowej;

5. opracowywanie i zarządzanie programami rekrutacyjnymi i adaptacyjnymi;

6. prowadzenie całokształtu spraw związanych z przebiegiem służby przygotowawczej pracowników;

7. zarządzanie całokształtem spraw dotyczących szkoleń zewnętrznych i wewnętrznych oraz innych form rozwoju i podnoszenia kwalifikacji pracowników;

8. współtworzenie i sprawowanie pieczy nad realizacją programów wynagradzania
   i świadczeń dodatkowych;

9. nadzór nad procesem okresowej oceny kwalifikacyjnej pracowników;

10. prowadzenie całokształtu spraw z zakresu praktyk zawodowych oraz wolontariatu;

11. przygotowywanie wniosków o nadanie orderów i odznaczeń państwowych pracownikom Urzędu Miejskiego w Słupsku oraz dyrektorom miejskich jednostek organizacyjnych
    i przedkładanie ich Wojewodzie Pomorskiemu oraz realizacja formalności związanych
    z przyznawaniem Wyróżnień Pracownika Urzędu Miejskiego w Słupsku. Prowadzenie stosownej ewidencji w tym zakresie;

12. prowadzenie spraw dotyczących przyznawania Nagród Prezydenta Miasta Słupska;

13. współpraca i konsultacje z organizacjami związkowymi działającymi w Urzędzie w zakresie zadań określonych ustawą o związkach zawodowych i ustawą Kodeks pracy;

14. współpraca z Powiatowym Urzędem Pracy w Słupsku oraz innymi instytucjami zewnętrznymi w zakresie organizowania staży, robót publicznych i prac interwencyjnych;

2) W zakresie administracji kadrowej:

1. prowadzenie całokształtu spraw kadrowych (w tym akt osobowych) pracowników Urzędu Miejskiego;

2. wydawanie pracownikom zaświadczeń z zakresu spraw kadrowo – płacowych i prowadzenie ewidencji zaświadczeń;

3. przygotowywanie dokumentacji niezbędnej do ubiegania się przez pracowników
   o świadczenia: emerytalne, rentowe i rehabilitacyjne;

4. prowadzenie całokształtu spraw związanych z zawieranymi z pracownikami Urzędu umowami cywilno – prawnymi;

5. prowadzenie ewidencji krajowych i zagranicznych wyjazdów służbowych pracowników Urzędu i wystawianie delegacji;

6. prowadzenie całokształtu spraw z zakresu ewidencji i rozliczania czasu pracy;

7. współpraca ze stanowiskiem ds. BHP w zakresie kierowania na badania medycyny pracy;

8. prowadzenie spraw związanych z przyznawaniem pracownikom Urzędu Miejskiego w Słupsku ryczałtów miesięcznych z tytułu używania przez w/w samochodów prywatnych do celów służbowych;

9. przygotowywanie, wydawanie i ewidencjonowanie identyfikatorów imiennych dla pracowników Urzędu Miejskiego w Słupsku;

10. przygotowywanie informacji oraz oświadczeń dotyczących Pracowniczych Planów Kapitałowych;

11. kontrola przestrzegania dyscypliny pracy.

3) W zakresie kontrolingu personalnego:

1. przygotowywanie planów etatów oraz wskaźników i parametrów do planu funduszu płac oraz racjonalne gospodarowanie tym funduszem przy współpracy Referatu Wydatków Wydziału Księgowości;

2. prowadzenie badań i analiza ich wyników w celu prowadzenia porównań wynagrodzeń
   i świadczeń dodatkowych;

3. monitorowanie kosztów programów zarządzania kadrami;

4. prowadzenie analityki i sprawozdań z sytuacji kadrowej w Urzędzie na potrzeby własne oraz instytucji zewnętrznych;

5. analiza zewnętrznego rynku pracy w zakresie trendów wynagrodzeń i benefitów oraz rekomendowanie rozwiązań wewnętrznych w tym zakresie.

4) Inne:

1. prowadzenie spraw związanych z Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych;

2. konstruowanie i realizacja budżetu Wydziału;

3. prowadzenie wydziałowych rejestrów.

2. Dział Obsługi Kierownictwa wykonuje zadania własne, tj.:

1. koordynowanie i organizowanie spotkań oraz posiedzeń kierownictwa;

2. organizowanie posiedzeń ogólnego kierownictwa urzędu, w tym ich protokołowanie;

3. organizowanie pracy sekretariatów członków kierownictwa;

4. prowadzenie kalendarza spotkań kierownictwa;

5. koordynowanie obiegu korespondencji kierownictwa;

6. obsługa delegacji krajowych i zagranicznych kierownictwa, zgodnie z wymogami protokołu dyplomatycznego oraz przygotowywanie, organizowanie i rozliczanie wyjazdów krajowych i zagranicznych kierownictwa;

7. tłumaczenie bieżącej korespondencji zagranicznej kierownictwa;

8. organizowanie przyjęć interesantów w ramach interwencji oraz nadzór nad prawidłowym prowadzeniem rejestru przyjęć interesantów;

9. współpraca z Rzecznikiem Prasowym w zakresie polityki informacyjnej;

10. współpraca z wydziałami merytorycznymi i jednostkami miejskimi w zakresie realizacji i relacji ważnych wydarzeń, świąt okolicznościowych, jubileuszy itp.;

11. prowadzenie mediów społecznościowych, profili informacyjnych i stron internetowych;

12. przygotowywanie projektów sprawozdań z działalności Prezydenta Miasta;

13. współpraca z jednostkami organizacyjnymi Urzędu i Miasta w zakresie przekazywania informacji dotyczących narad, spotkań Prezydenta Miasta i kierownictwa.

3. Dział Organizacji Urzędu wykonuje zadania własne, tj.:

1) w zakresie wdrażania i doskonalenia systemu kontroli zarządczej, w tym zarządzania ryzykiem Urzędu oraz jednostek organizacyjnych:
a) koordynowanie, monitorowanie i ocena funkcjonowania kontroli zarządczej;
b) sporządzanie zestawień dotyczących oceny ryzyk;
c) prowadzenie analiz i sprawozdawczości;
d) rekomendowanie dobrych praktyk.

2) w zakresie organizacyjnego nadzoru właścicielskiego nad spółkami:

a) koordynowanie i organizowanie prac Sekretarza Miasta w zakresie organizacyjnego nadzoru właścicielskiego nad spółkami podległymi Prezydentowi Miasta Słupska, w tym:

b) przygotowywanie uchwał zgromadzenia wspólników;

c) utrzymywanie bieżących kontaktów z zarządami spółek i radami nadzorczymi tych spółek;

d) realizowanie stałych i specjalnych zadań w ramach nadzoru właścicielskiego;

e) przygotowywanie wstępnej dokumentacji dotyczącej naborów do rad nadzorczych oraz zarządów spółek;

f) przeprowadzanie okresowych inwentaryzacji w zakresie udziałów Miasta Słupska.

3) w zakresie Systemu Zarządzania Urzędem:

a) nadzór nad procedurami postępowania w poszczególnych obszarach Systemu Zarządzania Urzędem;

b) weryfikacja zgodności postępowania z procedurami oraz monitorowanie aktualności procedur w ramach Systemu Zarządzania Urzędem;

c) rekomendowanie zmian w procedurach oraz inicjowanie czynności na rzecz rozwoju
i usprawniania Systemu Zarządzania Urzędem;

d) publikacja w systemie elektronicznym DGA Quality procedur wewnętrznych w ramach Systemu Zarządzania Urzędem.

4) w zakresie organizacyjnym:

a) aktualizacja Regulaminu Organizacyjnego Urzędu;

b) weryfikacja regulaminów wewnętrznych samodzielnych komórek organizacyjnych i ich zgodności z Regulaminem Organizacyjnym Urzędu oraz właściwymi procedurami;

c) organizowanie pracy i prowadzenie nadzoru nad punktami nieodpłatnej pomocy prawnej,

d) prowadzenie rejestru upoważnień i pełnomocnictw oraz przygotowywanie upoważnień
i pełnomocnictw w oparciu o wnioski Dyrektorów Wydziałów i innych komórek;

e) ewidencjonowanie w centralnych rejestrach: skarg, wniosków i podań wpływających do Urzędu oraz koordynacja ich rozpatrywania przez właściwe merytorycznie komórki organizacyjne;

f) prowadzenie całokształtu spraw dotyczących składania przez pracowników Urzędu oświadczeń majątkowych przez pracowników Urzędu i kierowników miejskich jednostek organizacyjnych (z wyłączeniem jednostek oświaty) oraz osoby zarządzające
i członków organów zarządzających gminnymi osobami prawnymi, jak również oświadczeń lustracyjnych oraz oświadczeń – Zgłoszeń do Rejestru Korzyści;

g) współpraca z wydziałami w sprawie przygotowywania sprawozdań dla Głównego Urzędu Statystycznego oraz nadawanie uprawnień do ich sporządzania w formie elektronicznej pracownikom wytypowanym przez dyrektorów wydziałów;

h) udział w zespołach projektowych, wdrożeniowych i innych pracach dotyczących organizacji pracy całego Urzędu;

i) koordynacja czynności kancelaryjnych polegająca na bieżącym nadzorze nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw;

j) współpraca ze Związkiem Miast Polskich;

k) organizacja na terenie Urzędu dostępu do świadczenia usług tłumacza polskiego języka migowego;

l) koordynacja i prowadzenie spraw z zakresu udostępniania informacji publicznej oraz innych zadań w związku z elektronicznym zarządzaniem dokumentacją urzędzie.

4. Referat Kancelarii i Archiwum Urzędu wykonuje zadania własne tj. :

1) w zakresie obsługi kancelaryjnej:

1. a) przyjmowanie pism od mieszkańców;

   b) odbieranie korespondencji i przesyłek kierowanych do Urzędu Miejskiego;

   c) dzielenie korespondencji i przesyłek na poszczególne Wydziały Urzędu zgodnie z instrukcją kancelaryjną, obowiązującymi zarządzeniami i procedurami oraz rejestrowanie jej w systemie EZD;

   d) prowadzenie ewidencji wszystkich przesyłek przychodzących, w tym specjalnych i wartościowych;

   e) prowadzenie ewidencji korespondencji wychodzącej otrzymanej z wydziałów;

   f) prowadzenie spraw wynikających z roszczeń reklamacyjnych na operatora pocztowego w związku z nieterminowym doręczeniem przesyłek;

   g) prowadzenie składu chronologicznego przesyłek wpływających;

   h) wypożyczanie pracownikom urzędu dokumentów ze składu chronologicznego.

2) w zakresie obsługi archiwalnej:

1. sprawowanie bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw;

2. szkolenie pracowników w zakresie archiwizacji dokumentów;

3. prowadzenie archiwum Urzędu Miasta i procesu archiwizowania dokumentów w oparciu i zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i aktami wewnętrznymi urzędu;

4. przygotowywanie akt do brakowania i po uzyskaniu zezwolenia organizowanie likwidacji akt;

5. przyjmowanie akt archiwalnych i niearchiwalnych z komórek organizacyjnych urzędu na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych celem archiwizacji;

6. przygotowywanie i przekazywanie akt do Archiwum Państwowego lub na makulaturę zgodnie z obowiązującymi przepisami;

7. ewidencja i likwidacja pieczęci urzędowych;

8. prowadzenie Biura Rzeczy Znalezionych.

9. przekazywanie do publicznej wiadomości informacji, zawiadomień i postanowień od organów ścigania i wymiaru sprawiedliwości.

3) w zakresie obsługi informacyjnej:

1. wydawanie wniosków oraz udzielanie informacji o obowiązujących w Urzędzie Miejskim procedurach oraz sposobach ich załatwiania;

2. obsługa centrali telefonicznej i łączenie rozmów z pracownikami urzędu;

3. obsługa e-maila urzędu;

4. rejestracja korespondencji w systemie EZD;

5. wydawanie biletów MZK uprawnionym pracownikom Urzędu;

6. przyjmowanie pism od mieszkańców;

7. obsługa telefonu do kontaktu z osobami głuchoniemymi.
   5. Stanowisko ds. organizacyjno-administracyjnych wykonuje zadania własne, tj.:

1) prowadzenie sekretariatu Wydziału Zarządzania Kadrami i Organizacji Urzędu;

2) prowadzenie rejestrów wydziałowych;

3) przygotowywanie aktów prawnych w postaci elektronicznej, przekazywanie ich do ogłoszenia w wojewódzkim dzienniku urzędowym oraz publikowanie w zbiorze aktów prawa miejscowego,

4) prowadzenie analiz i sprawozdawczości;

5) bieżące wsparcie w zakresie zadań organizacyjno-administracyjnych wydziału;
6) prowadzenie centralnego rejestru zarządzeń Prezydenta Miasta.

6. Dział Płac wykonuje zadania własne, tj.:

1) sporządzanie dowodów księgowych stanowiących podstawę wypłat:

a) wynagrodzeń i innych należności pracowniczych wynikających z umów o pracę;

b) wynagrodzeń z tytułu zawartych umów zleceń i umów o dzieło z osobami fizycznymi;

c) diet dla radnych;

d) wynagrodzeń dla członków komisji ustanowionych przez Prezydenta;

e) nagród pieniężnych ustanowionych przez Prezydenta dla osób fizycznych;

f) stypendiów sportowych i kulturalnych;

g) ryczałtów samochodowych;

h) ekwiwalentu za pranie sortów mundurowych;

2) prowadzenie wszystkich spraw związanych z ubezpieczeniem społecznym ZUS pracowników Urzędu;

3) obliczanie i opłacanie składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i Fundusz Pracy;

4) prowadzenie ewidencji przychodów w postaci kartotek wynagrodzeń poszczególnych osób fizycznych dla tytułów z p-ktu 1;

5) obliczanie, pobieranie i rozliczanie zaliczek podatku dochodowego ze stosunku pracy, umów zleceń, umów o dzieło zgodnie z obowiązującymi przepisami;

6)sporządzanie i przekazywanie do urzędów skarbowych informacji o uzyskanych przez podatnika dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy od osób fizycznych,

7) sporządzanie do GUS okresowych sprawozdań o zatrudnieniu i wynagradzaniu pracowników Urzędu;

8) wykonywanie czynności w zakresie określonym przez ustawę o systemie ubezpieczeń społecznych i ustawę o powszechnym ubezpieczeniu zdrowotnym, w szczególności:

a) sporządzanie i przekazywanie dokumentów rozliczeniowych oraz składek na ubezpieczenia społeczne;

b) ustalanie uprawnień do wypłaty zasiłków chorobowych, opiekuńczych, macierzyńskich
i innych;

c) sporządzanie zaświadczeń o wynagrodzeniu dla celów emerytalno-rentowych;

d) sporządzanie raportów imiennych o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek przez pracowników Urzędu;

9) sporządzanie kalkulacji funduszu płac pracowników Urzędu na potrzeby planowania budżetu;

10) zgłaszanie do wskazanej instytucji finansowej, odprowadzanie składek oraz dokonywanie innych czynności zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi Pracowniczych Planów Kapitałowych.

7. Dział ds. Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD) wykonuje zadania własne, tj.:

1) przygotowanie i nadzór nad harmonogramem prac wdrożeniowych;

2) współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie potrzebnym do prawidłowej realizacji czynności związanych z elektronicznym zarządzaniem dokumentacją;

3) inwentaryzacja rodzajów spraw pod kątem wskazania wyjątków od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przez określanie klas z wykazu akt, oraz w jakim systemie będą prowadzone;

4) nadzór nad prawidłowym wykonywaniem zadań bieżących w systemie elektronicznego zarządzania dokumentacją celem jak najlepszego przygotowania pracowników do pracy
w systemie elektronicznego zarządzania dokumentacją;

5) opracowanie niezbędnej dokumentacji lub nadzór nad aktualizacją procedur wewnętrznych określających w szczególności:

a) postępowanie z korespondencją przychodzącą i wychodzącą z podmiotu,

b) wewnętrzne procesy przebiegu dokumentów,

c) zakres pomocniczego korzystania z elektronicznego zarządzania dokumentacją
w sprawach prowadzonych tradycyjnie,

d) postępowanie w przypadku awarii systemu EZD,

e) zasady obsługi składu chronologicznego,

f) archiwizację i zarządzanie zasobem archiwum zakładowego;
6) bieżąca współpraca z organami administracji publicznej odpowiedzialnymi za przygotowanie systemu EZD RP m.in. w zakresie zgłaszanie potrzeb dostosowania systemu EZD RP do zmieniających się przepisów kancelaryjnych;
7) zarządzanie systemem EZD, pełniącym funkcję systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją dla spraw realizowanych w sposób elektroniczny;
8) prowadzenie cyklicznych spotkań z koordynatorami wydziałowymi w celu wprowadzenia szablonów dokumentacji oraz formularzy obowiązujących w urzędzie;
9) testowanie systemu EZD RP pod kątem funkcjonalności niezbędnych do wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie Miejskim w Słupsku;
10) prowadzenie szkoleń dla użytkowników systemu EZD RP;
11) prowadzenie I linii wsparcia dla użytkowników systemu w urzędzie;
12) nadzór nad prawidłowym wykonywaniem zadań w systemie EZD RP;
13) zbieranie uwag od użytkowników systemu EZD RP i przekazywanie ich do autora systemu celem propozycji nowych funkcjonalności systemu;
14) monitorowanie zmian przepisów kancelaryjno-archiwalnych oraz innych przepisów określających wymagania dla zarządzania dokumentacją elektroniczną;
15) współpraca przy wdrażaniu integracji systemu EZD RP z innymi systemami informatycznymi użytkowanymi w urzędzie;
16) współpraca z komórkami organizacyjnymi przy wdrażaniu systemów dziedzinowych
w urzędzie z zakresu dokumentowania czynności kancelaryjnych w tych systemach;
17) współpraca z koordynatorem czynności kancelaryjnych w bieżącym nadzorowaniu prawidłowości wykonywania czynności kancelaryjnych;
18) współpraca z jednostkami miejskimi w zakresie wdrożenia kaskadowego systemu EZD RP w ramach zawartej umowy z NASK;

19) prowadzenie I i II linii wsparcia dla użytkowników systemu w jednostkach podległych;

20) prowadzenie szkoleń dla zespołów wdrożeniowych w jednostkach podległych przy wdrażaniu systemu EZD RP;

21) podejmowanie innych koniecznych działań usprawniających elektroniczne dokumentowanie przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw w urzędzie oraz jednostkach podległych.