Wydział Zarządzania Kadrami i Organizacji Urzędu - Urząd Miejski

1. Referat zarządzania kadrami wykonuje zadania własne, tj.:
1) W zakresie zarządzania i rozwoju:
a) planowanie, nadzór oraz realizacja polityki i praktyk personalnych;
b) zarządzanie różnorodnością przejawiające się podejmowaniem działań na rzecz implementowania polityki równego traktowania i prowadzenia edukacji
antydyskryminacyjnej wśród wszystkich zatrudnionych, aktywnego przeciwdziałania dyskryminacji i mobbingowi w miejscu pracy (w szczególności ze względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną);
c) współpraca z kierownictwem w zakresie planowania i wdrażania programów realizujących wymogi kadrowe oraz krótko i długoterminowych potrzeb Urzędu w tym zakresie;
d) współtworzenie i prowadzenie programów bezpieczeństwa, pozytywnych działań i innych programów kształtujących relacje międzyludzkie w zgodzie z przyjętymi wartościami określonymi w strategii rozwojowej;
e) opracowywanie i zarządzanie programami rekrutacyjnymi i adaptacyjnymi;
f) prowadzenie całokształtu spraw związanych z przebiegiem służby przygotowawczej pracowników;
g) zarządzanie całokształtem spraw dotyczących szkoleń zewnętrznych i wewnętrznych oraz innych form rozwoju i podnoszenia kwalifikacji pracowników;
h) współtworzenie i sprawowanie pieczy nad realizacją programów wynagradzania i świadczeń dodatkowych;
i) nadzór nad procesem okresowej oceny kwalifikacyjnej pracowników;
j) prowadzenie całokształtu spraw z zakresu praktyk zawodowych oraz wolontariatu;
k) przygotowywanie wniosków o nadanie orderów i odznaczeń państwowych pracownikom Urzędu Miejskiego w Słupsku oraz dyrektorom miejskich jednostek organizacyjnych i przedkładanie ich Wojewodzie Pomorskiemu oraz realizacja formalności związanych z przyznawaniem Wyróżnień Pracownika Urzędu Miejskiego w Słupsku. Prowadzenie stosownej ewidencji w tym zakresie;
l) prowadzenie spraw dotyczących przyznawania Nagród Prezydenta Miasta Słupska;
m) współpraca i konsultacje z organizacjami związkowymi działającymi w Urzędzie
w zakresie zadań określonych ustawą o związkach zawodowych i ustawą Kodeks pracy;
n) współpraca z Powiatowym Urzędem Pracy w Słupsku oraz innymi instytucjami zewnętrznymi w zakresie organizowania staży, robót publicznych i prac interwencyjnych;
2) W zakresie administracji kadrowej:
a) prowadzenie całokształtu spraw kadrowych (w tym akt osobowych) pracowników Urzędu Miejskiego;
b) wydawanie pracownikom zaświadczeń z zakresu spraw kadrowo – płacowych i prowadzenie ewidencji zaświadczeń;
c) przygotowywanie dokumentacji niezbędnej do ubiegania się przez pracowników o świadczenia: emerytalne, rentowe i rehabilitacyjne;
d) prowadzenie całokształtu spraw związanych z zawieranymi z pracownikami Urzędu umowami cywilno – prawnymi;
e) prowadzenie ewidencji krajowych i zagranicznych wyjazdów służbowych pracowników Urzędu i wystawianie delegacji;
f) prowadzenie całokształtu spraw z zakresu ewidencji i rozliczania czasu pracy;
g) współpraca ze stanowiskiem ds. BHP w zakresie kierowania na badania medycyny pracy;
h) prowadzenie spraw związanych z przyznawaniem pracownikom Urzędu Miejskiego w Słupsku ryczałtów miesięcznych z tytułu używania przez w/w samochodów prywatnych do celów służbowych;
i) przygotowywanie, wydawanie i ewidencjonowanie identyfikatorów imiennych dla pracowników Urzędu Miejskiego w Słupsku;
j) kontrola przestrzegania dyscypliny pracy.
3) W zakresie kontrolingu personalnego:
a) przygotowywanie planów etatów oraz wskaźników i parametrów do planu funduszu płac oraz racjonalne gospodarowanie tym funduszem przy współpracy Referatu Wydatków Wydziału Księgowości;
b) prowadzenie badań i analiza ich wyników w celu prowadzenia porównań wynagrodzeń i świadczeń dodatkowych;
c) monitorowanie kosztów programów zarządzania kadrami;
d) prowadzenie analityki i sprawozdań z sytuacji kadrowej w Urzędzie na potrzeby własne oraz instytucji zewnętrznych;
e) analiza zewnętrznego rynku pracy w zakresie trendów wynagrodzeń i benefitów oraz rekomendowanie rozwiązań wewnętrznych w tym zakresie.
4) Inne:
a) prowadzenie spraw związanych z Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych;
b) konstruowanie i realizacja budżetu Wydziału;
c) prowadzenie wydziałowych rejestrów.
1) koordynowanie i organizowanie spotkań oraz posiedzeń kierownictwa;
2) organizowanie posiedzeń ogólnego kierownictwa urzędu, w tym ich protokołowanie;
3) organizowanie pracy sekretariatów członków kierownictwa;
4) prowadzenie kalendarza spotkań kierownictwa, w tym jego publikowanie w BIP Urzędu Miejskiego w Słupsku;
5) koordynowanie obiegu korespondencji kierownictwa;
6) obsługa delegacji krajowych i zagranicznych kierownictwa, zgodnie z wymogami protokołu dyplomatycznego oraz przygotowywanie, organizowanie i rozliczanie wyjazdów krajowych i zagranicznych kierownictwa;
7) tłumaczenie bieżącej korespondencji zagranicznej kierownictwa;
8) organizowanie przyjęć interesantów w ramach interwencji oraz nadzór nad prawidłowym prowadzeniem rejestru przyjęć interesantów.
zadania własne, tj.:
1) w zakresie wdrażania i doskonalenia systemu kontroli zarządczej, w tym zarządzania ryzykiem Urzędu oraz jednostek organizacyjnych:
a) koordynowanie, monitorowanie i ocena funkcjonowania kontroli zarządczej;
b) sporządzanie zestawień dotyczących oceny ryzyk;
c) prowadzenie analiz i sprawozdawczości;
d) rekomendowanie dobrych praktyk.
2) w zakresie organizacyjnego nadzoru właścicielskiego nad spółkami: koordynowanie i organizowanie prac Sekretarza Miasta w zakresie organizacyjnego nadzoru właścicielskiego nad spółkami podległymi Prezydentowi Miasta Słupska, w tym:
- przygotowywanie uchwał zgromadzenia wspólników;
- utrzymywanie bieżących kontaktów z zarządami spółek i radami nadzorczymi tych spółek;
- realizowanie stałych i specjalnych zadań w ramach nadzoru właścicielskiego;
- przygotowywanie wstępnej dokumentacji dotyczącej naborów do rad nadzorczych oraz zarządów spółek
- przeprowadzanie okresowych inwentaryzacji w zakresie udziałów Miasta Słupska.
3) w zakresie Systemu Zarządzania Urzędem:
a) nadzór nad procedurami postępowania w poszczególnych obszarach Systemu Zarządzania Urzędem;
b) weryfikacja zgodności postępowania z procedurami oraz monitorowanie aktualności procedur w ramach Systemu Zarządzania Urzędem;
c) rekomendowanie zmian w procedurach oraz inicjowanie czynności na rzecz rozwoju i usprawniania Systemu Zarządzania Urzędem;
d) publikacja w systemie elektronicznym DGA Quality procedur wewnętrznych w ramach Systemu Zarządzania Urzędem.
4) w zakresie organizacyjnym :
a) aktualizacja Regulaminu Organizacyjnego Urzędu;
b) weryfikacja regulaminów wewnętrznych samodzielnych komórek organizacyjnych i ich zgodności z Regulaminem Organizacyjnym Urzędu oraz właściwymi procedurami;
c) organizowanie pracy i prowadzenie nadzoru nad punktami nieodpłatnej pomocy prawnej;
d) prowadzenie centralnego rejestru zarządzeń Prezydenta Miasta;
e) prowadzenie rejestru upoważnień i pełnomocnictw oraz przygotowywanie upoważnień i pełnomocnictw w oparciu o wnioski Dyrektorów Wydziałów i innych komórek;
f) ewidencjonowanie w centralnych rejestrach: skarg, wniosków i podań wpływających do Urzędu oraz koordynacja ich rozpatrywania przez właściwe merytorycznie komórki organizacyjne;
g) prowadzenie całokształtu spraw dotyczących składania przez pracowników Urzędu oświadczeń majątkowych przez pracowników Urzędu i kierowników miejskich jednostek organizacyjnych (z wyłączeniem jednostek oświaty) oraz osoby zarządzające i członków organów zarządzających gminnymi osobami prawnymi, jak również oświadczeń lustracyjnych oraz oświadczeń – Zgłoszeń do Rejestru Korzyści;
h) współpraca z wydziałami w sprawie przygotowywania sprawozdań dla Głównego Urzędu Statystycznego oraz nadawanie uprawnień do ich sporządzania w formie elektronicznej pracownikom wytypowanym przez dyrektorów wydziałów;
i) współpraca z Biurem Pełnomocnika Terenowego Rzecznika Praw Obywatelskich w zakresie przyjmowania interesantów w Punkcie Przyjęć RPO w Słupsku;
j) udział w zespołach projektowych, wdrożeniowych i innych pracach dotyczących organizacji pracy całego Urzędu;
k) koordynacja czynności kancelaryjnych polegająca na bieżącym nadzorze nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw;
l) współpraca ze Związkiem Miast Polskich;
m) organizacja na terenie Urzędu dostępu do świadczenia usług tłumacza polskiego języka migowego.
zadania zlecone gminy, tj.:
Organizacja, przygotowywanie i przeprowadzanie na terenie miasta Słupska wyborów do Sejmu i Senatu Rzeczypospolitej Polskiej, Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej, Parlamentu Europejskiego, radnych sejmików województw, rad powiatów, rad gmin oraz prezydentów i burmistrzów miast i województw oraz referendów.
1) w zakresie obsługi kancelaryjnej:
a) odbieranie korespondencji i przesyłek kierowanych do Urzędu Miejskiego;
b) dzielenie korespondencji i przesyłek na poszczególne Wydziały Urzędu zgodnie z instrukcją kancelaryjną, obowiązującymi zarządzeniami i procedurami oraz
rejestrowanie jej w systemie „MDOK”;
c) prowadzenie ewidencji wszystkich przesyłek przychodzących, w tym specjalnych i wartościowych;
d) prowadzenie ewidencji korespondencji wychodzącej otrzymanej z wydziałów;
e) prowadzenie spraw wynikających z roszczeń reklamacyjnych na operatora pocztowego w związku z nieterminowym doręczeniem przesyłek;
f) przekazywanie do publicznej wiadomości informacji, zawiadomień i postanowień od organów ścigania i wymiaru sprawiedliwości.
2) w zakresie obsługi archiwalnej:
a) sprawowanie bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas w wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt sprawy;
b) szkolenie pracowników w zakresie archiwizacji dokumentów;
c) prowadzenie archiwum Urzędu Miasta i procesu archiwizowania dokumentów w oparciu i zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i aktami wewnętrznymi
urzędu;
d) przygotowywanie akt do brakowania i po uzyskaniu zezwolenia organizowanie likwidacji akt;
e) przyjmowanie akt archiwalnych i niearchiwalnych z komórek organizacyjnych urzędu na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych celem archiwizacji;
f) przygotowywanie i przekazywanie akt do Archiwum Państwowego lub na makulaturę zgodnie z obowiązującymi przepisami;
g) ewidencja i likwidacja pieczęci urzędowych;
h) prowadzenie Biura Rzeczy Znalezionych.
3) w zakresie obsługi informacyjnej:
a) potwierdzanie profilu zaufanego,
b) obsługa aplikacji Migam niezbędnej do kontaktu z osobami głuchoniemymi,
c) wydawanie wniosków oraz udzielanie informacji o obowiązujących w Urzędzie Miejskim procedurach oraz sposobach ich załatwiania,
d) wydawanie biletów MZK uprawnionym pracownikom Urzędu,
e) rejestracja korespondencji w systemie MDOK.