Wydział Administracyjno-Techniczny - Urząd Miejski

Wydział realizuje następujące zadania własne:

1) w zakresie funkcjonowania systemu informatycznego i teleinformatycznego:

a) zapewnienie właściwego funkcjonowania systemu informatycznego

i teleinformatycznego na potrzeby Urzędu, a w szczególności:

b) zapewnienie prawidłowego funkcjonowania sprzętu komputerowego, urządzeń peryferyjnych, oprogramowania na stanowiskach pracy Urzędu Miejskiego w Słupsku,

c) administrowanie Biuletynem Informacji Publicznej Urzędu Miejskiego w Słupsku,

d) nadzór techniczny nad funkcjonowaniem stron internetowych administrowanych przez Urząd Miejski w Słupsku,

e)projektowanie, tworzenie, modernizacja, wdrażanie oraz administrowanie systemami informatycznymi i teleinformatycznymi w Urzędzie Miejskim w Słupsku,

f) opracowywanie i wdrażanie nowych rozwiązań i technologii informatycznych

w Urzędzie Miejskim w Słupsku,

g) pomoc i doradztwo w zakresie systemów informatycznych oraz planowanych wdrożeń dla wydziałów merytorycznych,

h) analiza potrzeb oraz opracowywanie koncepcji i planowanie rozwoju systemów informatycznych i teleinformatycznych w Urzędzie Miejskim w Słupsku,

i) identyfikacja potrzeb pracowników w zakresie wyposażenia stanowisk pracowniczych oraz proponowanie i opiniowanie zakupów sprzętu i oprogramowania, sukcesywna wymiana zużytych i przestarzałych składników wyposażenia,

j) utrzymywanie systemów informatycznych i teleinformatycznych w stałej sprawności poprzez:

– określanie właściwych warunków eksploatacji i racjonalnego wykorzystania sprzętu komputerowego oraz urządzeń peryferyjnych w Urzędzie Miejskim w Słupsku,

- zarządzanie i administrowanie serwerami i zasobami sieciowymi Urzędu Miejskiego

w Słupsku,

- określanie reguł pracy przy użyciu sprzętu komputerowego oraz nadzór nad bezpieczeństwem informatycznym oraz prawidłowym korzystaniem ze sprzętu i oprogramowania,

- sprawowanie nadzoru nad sprawnością techniczną i eksploatacyjną sprzętu komputerowego,

a w szczególności jego bieżące serwisowanie i naprawa,

- prowadzenie szkoleń i instruktażu pracowników Urzędu Miejskiego w Słupsku

w zakresie obsługi sprzętu komputerowego, aplikacji biurowych i wdrażanych systemów,

k) nadzór nad eksploatacją Elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów oraz innych systemów informatycznych eksploatowanych przez pracowników Urzędu Miejskiego w Słupsku,

l) nadzór nad wykonywaniem usług gwarancyjnych oraz serwisu pogwarancyjnego sprzętu komputerowego oraz oprogramowania,

ł) monitorowanie rynku IT pod kątem zastosowania najlepszych rozwiązań z tej dziedziny w Urzędzie Miejskim w Słupsku,

m) koordynacja i prowadzenie obsługi informatycznej wyborów,

n) zabezpieczenie obsługi sesji Rady Miejskiej w zakresie transmisji na żywo audio-video oraz możliwości odtwarzania zapisów archiwalnych,

o) prowadzenie ewidencji i bieżące monitorowanie ważności podpisów kwalifikowanych pracowników urzędu oraz ich zakup,

p) koordynacja informatyzacji jednostek organizacyjnych miasta, w tym optymalizacja sprzętu i oprogramowania;

2) w zakresie bezpieczeństwa teleinformatycznego:

a) stosowanie rozwiązań technicznych wynikających z przepisów związanych z ochroną danych osobowych oraz z ochroną informacji niejawnych w zakresie obsługi informatycznej,

b) projektowanie i wdrażanie rozwiązań informatycznych mających na celu podnoszenie:

– poziomu zabezpieczeń serwerów oraz danych będących w posiadaniu Urzędu Miejskiego w Słupsku,

– bezpieczeństwa teleinformatycznego w Urzędzie Miejskim w Słupsku,

c) nadzór nad bezpieczeństwem teleinformatycznym Urzędu Miejskiego w Słupsku,

d) bieżące monitorowanie zmian w przepisach w zakresie bezpieczeństwa IT,

e) monitoring oprogramowania instalowanego na komputerach w Urzędzie Miejskim w Słupsku,

f) określanie reguł pracy przy użyciu sprzętu komputerowego,

g) sprawowanie nadzoru nad:

– używaniem programów posiadających licencję,

– zabezpieczaniem danych, w tym informacji niejawnych w eksploatowanych systemach informatycznych,

– przestrzeganiem stosowania „identyfikatorów – haseł dostępu” w eksploatowanych systemach informatycznych,

– utrzymaniem baz danych w stałej sprawności i ich archiwizowanie,

- konfigurowaniem i administrowaniem oprogramowaniem systemowym i siecią komputerową

w stopniu umożliwiającym zabezpieczenie danych osobowych przed nieupoważnionym dostępem,

– prowadzeniem kontroli antywirusowych oprogramowania,

– archiwizacją danych,

– odzyskiwaniem utraconych danych;

h)dokonywanie na bieżąco inwentaryzacji zasobów serwerowo-sieciowych.

i) prowadzenie bazy danych wszystkich komponentów i ich konfiguracji, aktualizowanie przez wprowadzanie informacji o każdej zmianie, rejestrowanie wszystkich awarii wraz z ich opisem i sposobem naprawy;

3) w zakresie zabezpieczenia urzędu:

a) zabezpieczenie i rozliczanie usług oraz dostaw związanych z utrzymaniem obiektów Urzędu Miejskiego w Słupsku,

b) wykonywanie czynności związanych z utrzymaniem technicznym obiektów Urzędu Miejskiego w Słupsku,

c) prowadzenie ewidencji środków trwałych i wyposażenia,

d) przygotowywanie zużytych środków trwałych i wyposażenia do likwidacji,

e) ubezpieczenie majątku będącego na stanie Urzędu Miejskiego w Słupsku,

f) zabezpieczenie i rozliczenie dostaw energii elektrycznej, energii cieplnej, wody i ścieków,

g) prowadzenie książki obiektów Urzędu Miejskiego w Słupsku i dokonywanie obowiązkowych przeglądów, nadzór nad ich wykonaniem oraz ustalanie na tej podstawie zakresu remontów

i bieżących napraw,

h) nadzór nad zapewnieniem łączności oraz komunikacji w Urzędzie Miejskim w Słupsku,

i) rozliczanie rozmów telefonicznych (stacjonarne i komórkowe),

j) przeprowadzanie i rozliczanie konserwacji systemu p.poż, klimatyzacji, urządzeń dźwigowych, sygnalizacji włamania, napadu i zalania, sieci telefonicznej, termowentylacji SCOPIES,

k) zabezpieczenie i utrzymanie czystości w pomieszczeniach budynków Urzędu Miejskiego

w Słupsku,

l) wynajem parkingów będących w dyspozycji Urzędu,

ł) zabezpieczenie urzędu w niezbędne materiały biurowe, eksploatacyjne i artykuły higieniczne,

m) zakup odzieży ochronnej dla pracowników Urzędu,

n) wykonywanie usług poligraficznych dla wydziałów takich jak duże ilości druków, budżet, strategia, druki wielkoformatowe (ksero, bindowanie, laminowanie, drukowanie, itp.),

o) prowadzenie gospodarki magazynowej,

p) wystawianie faktur VAT z zakresu działania wydziału oraz działania innych wydziałów na podstawie wniosków dyrektorów wydziałów merytorycznych,

r) zapewnienie właściwej informacji wizualnej w Urzędzie,

s) przeprowadzenie procesu utylizacji sprzętu i urządzeń,

t) publikacja ogłoszeń w prasie o zasięgu lokalnym i krajowym,

u) zabezpieczenie dozoru budynków urzędu,

w) administrowanie budynkami i lokalami Urzędu,

x) zabezpieczenie zbytów ruchomych w Urzędzie,

y) prowadzenie spraw remontów, przebudów i bieżących napraw w budynkach będących siedzibami Urzędu.

4) w zakresie zamówień publicznych:

a) przeprowadzanie postępowań na dostawy, usługi i roboty budowlane, których wartość jest równa lub przekracza 130.000 zł (w skali danego roku budżetowego lub wartość umowy), w tym:

przedmiotu zamówienia, szacunkowej wartości zamówienia oraz warunków udziału w postępowaniu,

b) przeprowadzanie postępowań na usługi społeczne i inne szczególne usługi:

c) weryfikacja poprawności przeprowadzonej procedury wyboru najkorzystniejszej oferty przez kierownika komórki organizacyjnej w zakresie zamówień publicznych, o wartości szacunkowej od 60.000 zł do 130.000 zł;

d) sporządzanie sprawozdania rocznego z udzielonych zamówień publicznych i przekazanie do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, w tym:

e) sporządzanie Planu postępowań o udzielenie zamówień publicznych oraz Harmonogramu Wydatkowania Środków Publicznych na dany rok budżetowy i ich aktualizacja;

f) współpraca z Wydziałem Księgowości w celu restrukturyzacji wydatków bieżących Miasta Słupska;

g) opisywanie dokumentów księgowych pod względem zamówień publicznych (zaangażowania środków budżetowych);

h) realizacja zadań w ramach grupy zakupowej;